INVITACIÓN ABIERTA A TODOS LOS ACTORES Y PARTICIPANTES DE EVENTOS PÚBLICOS O PRIVADOS, YA SEAN LOS ORGANIZADORES Y LOS EXPOSITORES A SUMARSE AL MOVIMIENTO POR LA PROFESIONALIZACIÓN DE LOS SERVICIOS, POR MEDIO DE LA ADHESIÓN AL “MANIFIESTO DEL EXPOSITOR” E INCORPORACIÓN DEL “ÍNDICE DE IMPACTO” PARA LA EVALUACIÓN Y PROTECCIÓN MUTUA DE LOS INVOLUCRADOS EN BENEFICIO DE LOS CONSUMIDORES.
ASÍ MISMO, LES INVITO A PARTICIPAR DE LOS TEMAS QUE FACILITARÉ EN LA PROXIMIDAD EN LOS SIGUIENTES DÍAS, DE CAPACITACIÓN A DISTANCIA A TODOS LOS INTERESADOS, PUES EL TIEMPO EXIGE URGENTEMENTE DE ESTAS ACCIONES, ANTES DE QUE DERIVEN LAS DIFERENTES CIRCUNSTANCIAS EN AGRAVIOS Y FALTAS LEGALES AL POR MAYOR E IMPACTEN DE MANERA MUY NEGATIVA A LOS CONSUMIDORES, A LOS CUALES NOS DEBEMOS TANTO LOS ORGANIZADORES COMO LOS EXPOSITORES DE EVENTOS ALTERNATIVOS EN MÉXICO.
En relación a la creciente demanda de servicios prestados por los organizadores de eventos y bazares alternativos estamos proponiendo un marco operativo para profesionalizar dichos servicios debido a que los expositores, que son los contratantes, tampoco son concientes de sus derechos exigibles ante eventos completamente carentes de personalidad y profesionalidad por parte del prestador de servicios que son los organizadores. Esas situaciones son muy recurrentes, y yo diría en el más de los casos, ya que de los bazares en los que he participado desde el pacífico hasta el golfo, con más de 80 organizadores locales y autogestionados, la verdad es que propiamente les puedo confiar que solamente un organizador, contabiliza la concurrencia de sus eventos. Esto es por desconocimiento de técnicas básicas para crear e implementar métricas objetivas por parte de los organizadores, pero también porque los expositores ni siquiera tienen nociones de sus derechos exigibles, y así como estos ejemplos hay muchos y variados.
Nuestra percepción es que es urgente la profesionalización de los servicios de eventos, así lo exige el mercado en beneficio del consumidor local. Por todo esto, es que proponemos la generación de un “índice de impacto del evento” en donde se observen y documenten los alcances y metas realizadas, pues es importante que el organizador se comprometa a metas cuantificables y las comparta con los participantes y a la vez, los participantes compartan sus logros con la organización, es decir una retroalimentación para que sea sana deberá ser abierta y en sí misma existir de manera formal.
El “índice de impacto del evento” tiene una metodología simple, y funciona como minería de datos documentable; son preguntas objetivas, cualitativas y cuantitativas, las cuales podrán ser completadas con dos a tres contestaciones pre-establecidas para tampoco exhibir información íntima de los involucrados.
Estas herramientas buscan empoderar y profesionalizar a todos los participantes, en beneficio del visitante de los eventos, que es el consumidor. Y que el organizador podrá documentar de sus servicios otorgados, para contar con elementos cuantificables de su éxito como organizador. Así mismo, el expositor podrá contar con elementos exigibles para con el organizador y estar en piso o aterrizado de lo que puede esperar del evento. Pues en definitiva, si bien es cierto que no es exigible que el organizador venda por el expositor, si lo es el que faciliten la concurrencia de clientes potenciales dentro del evento.
ÍNDICE DE IMPACTO DEL EVENTO
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EXPOSITOR (CONTRATANTE DEL SERVICIO)
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A
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B
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C
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1
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EN LA HORA MÁS CONCURRIDA ¿CUÁNTOS CLIENTES ATENDIÓ?
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MENOS DE 10
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20
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MÁS DE 30
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2
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¿CUÁL FUE EL HORARIO MÁS CONCURRIDO?
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INICIO
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INTERMEDIO
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FINAL
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3
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EN LA HORA MENOS CONCURRIDA ¿CUÁNTOS CLIENTES ATENDIÓ?
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MENOS DE 5
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10
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MAS DE 15
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4
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¿CUÁL FUE LA HORA MENOS CONCURRIDA?
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INICIO
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INTERMEDIO
|
FINAL
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5
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¿PROMEDIO DE VENTA DE PIEZAS O UNIDADES POR CLIENTE?
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1 A 3
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4 A 7
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8 A 10
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6
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¿CUAL FUE LA MAYOR CANTIDAD DE PIEZAS VENDIDAS POR CLIENTE?
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MÁS DE 5
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MÁS DE 10
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MÁS DE 20
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7
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¿CUÁNTO FUE EL MAYOR MONTO EN PESOS VENDIDO A UN CLIENTE?
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MENOS DE 100
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MENOS DE 500
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MÁS DE 1000
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8
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¿CUÁNTAS VENTAS HIZO CON TARJETA EN TERMINAL?
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MENOS DE 5
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MENOS DE 10
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MAS DE 20
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9
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EN CASO DE APLICAR, ¿CUÁL FUE EL DÍA DE MAS VENTAS?
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PRIMERO
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SEGUNDO
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TERCERO
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10
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VENTA EN RELACIÓN AL COSTO DEL ESTAND
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MENOR AL DOS VECES EL COSTO
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HASTA TRES VECES EL COSTO
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MAYOR A 4 VECES EL COSTO
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ORGANIZADOR (OTORGANTE DEL SERVICIO)
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CANTIDAD
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1
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ELEMENTOS DE SEGURIDAD EN EL EVENTO
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2
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PERSONAL DE STAFF DEL EVENTO
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3
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SE CONTABILIZÓ LA CONCURRENCIA O VISITANTES DEL EVENTO
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NO
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SI
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4
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TOTAL DE CONCURRENCIA O VISITANTES DEL EVENTO
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5
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EXISTIERON COMPLICACIONES O EVENTUALIDADES EN EL EVENTO
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NO
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SI
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6
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EL PROGRAMA SE DESARROLLÓ TAL CUAL SE PROMETIÓ
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NO
|
SI
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7
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EN OPINIÓN DEL ORGANIZADOR ¿FUE EXITOSO Y SE LOGRARON LAS METAS Y COMPROMISOS DEL EVENTO?
|
NO
|
SI
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ENCUESTA:
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1
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EN GENERAL ¿QUÉ LE PARECIÓ EL EVENTO?
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INCOMPLETO
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COMPLETO
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ÓPTIMO
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2
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¿VOLVERÍA A PARTICIPAR EN EL EVENTO?
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NO
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SI
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3
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LA ORGANIZACIÓN ¿LE RESOLVIÓ SUS NECESIDADES?
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NO
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SI
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4
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CALIFICACIÓN DE CLIENTES
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AJENOS A MI PRODUCTO
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ADECUADOS PARA MI PRODUCTO
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IDEALES PARA MI PRODUCTO
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5
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CALIFICACIÓN DE LA SEDE
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NO LA RECOMENDARÍA
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BUENA
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ÓPTIMA
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6
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RECOMEDARÍA A TRES EXPOSITORES AL EVENTO
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NO
|
SI
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NOMBRE
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WHATSAPP
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EMAIL
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GIRO
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1
| ||||
2
| ||||
3
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MANIFIESTO DEL EXPOSITOR
- MERECEMOS UN TRATO DIGNO LOS EXPOSITORES COMO CLIENTES DEL ORGANIZADOR QUE SOMOS.
- NO ACEPTAREMOS LA DISCRIMINACIÓN POR NINGUNA CIRCUNSTANCIA. NI POR MOTIVOS DE PARTICIPAR CON EL MISMO GIRO REPETIDO VARIAS VECES EN TANTO NO SE ESTABLEZCAN CON ANTELACIÓN LOS TOPES POR GIRO, YA QUE ÉSTA ACCIÓN EN SÍ MISMA CONSTITUYE UNA FORMA DE DISCRIMINACIÓN EN TANTO NO SEAN PÚBLICOS EN LA CONVOCATORIA DICHOS PARÁMETROS.
- DE NINGUNA MANERA ES ACEPTABLE LA INJERENCIA DE NINGÚN ORGANIZADOR EN NUESTRAS ACTIVIDADES EN OTROS BAZARES O EXPOSICIONES PARA SER DELIMITADOS, EXCLUIDOS O COARTADOS EN NUESTRA LIBERTAD DE PARTICIPAR TODA VEZ QUE GENEREMOS Y CUMPLAMOS LOS COMPROMISOS EXPUESTOS Y REQUERIDOS POR DICHOS ORGANIZADORES.
- DEMANDAMOS MERCADO Y CONCURRENCIA, YA QUE EL VALOR DE NUESTRO PAGO ESTÁ ENFOCADO AL MERCADO POTENCIAL, SI BIEN ES CIERTO QUE NO A LA VENTA EN SÍ MISMA, YA QUE ÉSTE PROCESO DEPENDERÁ DE NUESTRA ESTRATÉGIA, DE IGUAL MANERA QUE LA CONCURRENCIA EN EL LUGAR DEPENDE DE LA ESTRATÉGIA DEL ORGANIZADOR Y ES PLENAMENTE CUANTIFICABLE.
- NO ACEPTAREMOS INJERENCIA EN NUESTRA IMAGEN CORPORATIVA O COMERCIAL DE ÚLTIMO MOMENTO O NO ACORDADA PREVIAMENTE CON Y POR PARTE DE LA ORGANIZACIÓN, ASÍ COMO NOS EXIGIÓ EL PAGO ANTICIPADO, ES PRECISAMENTE ESTA ANTICIPACIÓN CON LA QUE CUENTAN PARA CONOCER A PROFUNDIDAD NUESTRA PROPUESTA Y EXHIBIRNOS EL REGLAMENTO Y TODA VEZ QUE NO CONTRAVENGA LA NATURALEZA DEL EVENTO, CLARO ESTÁ, YA QUE DE ÉSTA DEPENDE NUESTRA ESTRATÉGIA Y ESPÍRITU DEL NEGOCIO. EL UNIFORMIZAR OBLIGADAMENTE Y NO PROPOSITIVAMENTE CON MANTELERIA, MANDILES O BABEROS VA MÁS ALLÁ DE LO PERMISIBLE, YA QUE NOSOTROS CONTAMOS CON UNA IMAGEN PROPIA DE NUESTRO CONCEPTO DE NEGOCIO. PARA IDENTIFICAR EXPOSITORES BASTARÁ CON UN GAFETE POR EDICIÓN.
- DEMANDAMOS UN SERVICIO CON METAS, OBJETIVOS CLAROS MEDIBLES Y TRANSPARENCIA, YA QUE NO ESTAMOS CONTRATANDO UNA MESA, SILLA Y CARPA CAROS O AL TRIPLE DEL COSTO, ESTAMOS CONTRATANDO UN MERCADO POTENCIAL. ASÍ MISMO REQUERIMOS, EN CASO DE EXISTIR, UN REGLAMENTO EXPUESTO ANTICIPADAMENTE. LOS EVENTOS SE APOYAN EN INGRESOS EN FAVOR DE LOS ORGANIZADORES GENERALMENTE CON UNA O VARIAS DE LAS SIGUIENTES OPCIONES O ACTORES: 1) EXPOSITORES; 2) VISITANTES; 3) PATROCINADORES; 4) CONFERENCIANTES Y/O TALLERISTAS; 5) APOYOS. SI PAGAMOS UN SERVICIO EXIGIMOS HONORABILIDAD EN EL SERVICIO.
- CONOCIMIENTO DEL PROGRAMA Y LOGÍSTICA DEL EVENTO CON HORARIOS Y PARTICIPACIONES COMPLETAS.
- DISPOSICIÓN DE LA ORGANIZACIÓN PARA SOLUCIONAR CONTRATIEMPOS Y PROBLEMÁTICAS QUE SE PRESENTEN, INCLUIDAS LAS POSIBLES CONTINGENCIAS Y LLEVARLO A BUEN TÉRMINO.
- COMPROMISO Y SOLIDARIDAD CON LOS PARTICIPANTES PARA QUE RESULTE FAVORABLE EL EVENTO EN LO GENERAL Y EN LOS OBJETIVOS COMPROMETIDOS.
- DEMANDAMOS REGLAS CLARAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN PÚBLICOS EN LAS CONVOCATORIAS PARA LA ELEGIBILIDAD, YA QUE EN ESTE PUNTO HAY AMBIGÜEDAD Y OMISIONES GENERALMENTE.
- FORO ABIERTO DE RETROALIMENTACIÓN DE RESULTADOS DEL EVENTO EN DONDE PARTICIPEN TODOS LOS INVOLUCRADOS CON OBJETIVIDAD PARA LO CUAL PROPONEMOS UNA ENCUESTA DE CIERRE A LA QUE DENOMINAMOS ÍNDICE DE IMPACTO DEL EVENTO, EN EL QUE SE COMPARTAN LOS ALCANCES REALIZADOS O MÉTRICA DEL EVENTO DE FORMA CLARA Y OBJETIVA TANTO DE EXPOSITORES Y ORGANIZADORES O CUALESQUIER OTRO ACTOR PARTICIPANTE.
